De meterkastlijst: klein document, veel telefoontjes minder

Een bewoner die net drie weken in zijn nieuwe woning zit, belt zelden over grote dingen. Hij belt omdat de vaatwasser is uitgevallen en hij niet weet welke groep dat is.

Dat telefoontje kost jouw nazorgmedewerker tien minuten en de bewoner een half uur ergernis. En het is volledig te voorkomen met een document dat op het moment van oplevering toch al bestaat.

Wat er in de praktijk misgaat

De meterkastlijst wordt vaak gemaakt aan het einde van het project, door iemand die het project goed kent, in een formaat dat op dat moment handig was. Daarna belandt hij op één plek: in de meterkast van die ene woning.

Gaat dat papier verloren bij de verhuizing — en dat gebeurt vaker dan je denkt — dan bestaat de informatie alleen nog in het hoofd van de installateur. Die zit inmiddels op een ander project.

Bij verkoop van de woning is het helemaal weg. De nieuwe eigenaar belt dan alsnog jouw organisatie, jaren later, over een woning waar je nauwelijks nog gegevens van hebt.

Waarom dit onder nazorg valt en niet onder oplevering

De verleiding is om de meterkastlijst te zien als een afvinkpunt bij de sleuteloverdracht. In de praktijk is het een naslagwerk dat tien jaar meegaat.

Een document dat maar op één plek bestaat, is geen document maar een risico.

Digitaal beschikbaar stellen verandert daar iets wezenlijks aan. Niet omdat papier slecht is, maar omdat de bewoner er dan altijd bij kan — ook vanaf zijn telefoon, ook als hij het papieren exemplaar kwijt is, en ook als hij de woning inmiddels heeft doorverkocht en de nieuwe eigenaar toegang krijgt.

Wat erin hoort

Houd het praktisch. Een bewoner zoekt geen technische specificaties, hij zoekt antwoorden:

• Welke groep hoort bij welke ruimte, met de aardlekschakelaars erbij
• Waar zitten de hoofdkraan, de gasafsluiter en de hoofdschakelaar
• Merk, type en bouwjaar van cv-ketel, ventilatie-unit en warmtepomp
• Wie is de installateur, en waar meld je storingen
• Wanneer moet er onderhoud plaatsvinden, en door wie

Dat laatste punt wordt vaak vergeten en is precies het punt waarop bewoners jou bellen in plaats van hun onderhoudspartij.

De rekensom

Reken eens terug wat een project je aan servicetelefoontjes kost in het eerste jaar na oplevering. Niet de meldingen over gebreken — die horen erbij — maar de vragen die eigenlijk informatievragen zijn.

Bij de meeste organisaties is dat een aanzienlijk deel van het totaal. En het is het deel dat je wegneemt zonder dat er iemand op pad hoeft.

Bouwen doen we met elkaar. Dat geldt ook voor de fase waarin de sleutels al zijn overgedragen.

Hoe Huisinfo dit oplost: lees verder op de pagina Nazorg & Service.